Privacyverklaring Arminius Selectie Trainingscentrum
Laatst bijgewerkt: 12 november 2026
1. Wie zijn wij?
Arminius Selectie Trainingscentrum (hierna: Arminius STC) verzorgt opleidingen, fysieke trainingen en persoonlijke begeleiding. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens van geïnteresseerden, deelnemers, websitebezoekers en, waar van toepassing, ouders of verzorgers.
Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens om. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken, met welke partijen wij samenwerken en welke rechten je hebt.
Contactgegevens
Arminius Selectie Trainingscentrum (vof)
Carl Benzstraat 5B
8013 NH Zwolle
KvK-nummer: 82643334
E-mail: info@arminius-stc.com
Website: https://arminius-stc.com
Arminius STC is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van je contact met ons en de opleiding of training waaraan je deelneemt.
Het kan gaan om:
- Persoons- en contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie.
- Aanmeld- en opleidingsgegevens: inschrijvingen, gemaakte afspraken, opleidingsonderdelen en deelnamegegevens.
- Studiegegevens: opdrachten, toetsen, beoordelingen, reflecties, portfolio-informatie en studievoortgang.
- Trainingsgegevens: trainingsschema’s, uitgevoerde trainingen, fysieke metingen en trainingsresultaten.
- Begeleidingsgegevens: mentorfeedback, voortgangsgesprekken en evaluaties van de persoonlijke ontwikkeling.
- Gezondheidsgegevens: vrijwillig verstrekte informatie over blessures, medische beperkingen, gezondheidsklachten of fysieke en mentale belastbaarheid.
- Communicatiegegevens: gegevens die nodig zijn voor communityactiviteiten, berichten en agenda-afspraken.
- Websitegegevens: technische gegevens, waaronder IP-adressen, cookievoorkeuren en informatie over websitegebruik, voor zover deze worden verzameld.
Wij verwerken alleen gegevens die relevant zijn voor het doel waarvoor zij worden gebruikt.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.
Contact en aanmelding
Wanneer je een contactformulier invult, ons een e-mail stuurt of belangstelling toont voor een opleiding, gebruiken wij je gegevens om vragen te beantwoorden en een eventuele aanmelding voor te bereiden.
De verwerking is gebaseerd op het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst of, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van contactverzoeken.
Uitvoering van opleidingen
Voor de uitvoering van onze opleidingen en trainingen verwerken wij gegevens die nodig zijn voor inschrijving, planning, begeleiding, onderwijs, toetsing en evaluatie.
De verwerking vindt plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opleidingsovereenkomst.
Persoonlijke begeleiding
Wij gebruiken studievoortgang, trainingsresultaten en evaluaties om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van deelnemers.
Deze gegevens helpen ons om begeleiding en trainingsprogramma’s af te stemmen op de individuele situatie.
Wanneer daarbij gezondheidsgegevens worden verwerkt, gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Deze worden beschreven in onderdeel 5.
Administratie en wettelijke verplichtingen
Wij verwerken administratieve en financiële gegevens voor facturatie, betalingen, het voeren van onze administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Kwaliteit en beveiliging
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik.
Waar van toepassing baseren wij deze verwerkingen op ons gerechtvaardigd belang, na afweging van de belangen en rechten van betrokkenen.
Informatie en communicatie
Wij gebruiken contactgegevens voor communicatie over opleidingen, trainingen en onze dienstverlening.
Commerciële berichten versturen wij alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Je kunt je voor dergelijke berichten afmelden.
4. Digitale leeromgeving en opleidingssystemen
Binnen het Tactical Athlete Program (TAP) en het Tactical Athlete Program Plus (TAP+) maken wij gebruik van verschillende digitale systemen.
Deze ondersteunen het onderwijs, de fysieke trainingen en de persoonlijke begeleiding.
Pluvo: digitale leeromgeving
Pluvo is de digitale leeromgeving van Arminius Academy.
Via Pluvo krijgen deelnemers toegang tot theorie, lesmateriaal, opdrachten, kennistoetsen en reflectieopdrachten.
Daarnaast gebruiken wij Pluvo voor het registreren van studievoortgang, beoordelingen, portfolio-informatie en persoonlijke feedback.
Mentoren en andere bevoegde begeleiders kunnen deze informatie gebruiken om de voortgang te beoordelen en ondersteuning te bieden.
TrueCoach: fysieke trainingen
TrueCoach wordt gebruikt voor het aanbieden en registreren van fysieke trainingsprogramma’s.
Via deze omgeving kunnen deelnemers hun trainingen volgen en kunnen trainingsresultaten en de ontwikkeling gedurende het traject worden bijgehouden.
Socie: communicatie en community
Socie wordt gebruikt voor communicatie, communityactiviteiten, agenda-afspraken en onderlinge contacten.
Afhankelijk van de inrichting van de community en de privacyinstellingen kunnen bepaalde profielgegevens zichtbaar zijn voor andere leden.
Microsoft 365: dossierbeheer en samenwerking
Voor interne samenwerking en het beheren van bepaalde persoonsgegevens gebruiken wij Microsoft 365.
Daarbij maken wij onder andere gebruik van Microsoft Teams, Microsoft Lists en SharePoint.
Binnen deze omgeving bewaren wij ook afzonderlijke gezondheidsdossiers. De toegang daartoe is beperkt tot de directie en het opleidingsmanagement.
5. Gezondheidsgegevens en persoonlijke begeleiding
Bij onze fysieke trainingen en persoonlijke begeleiding kan het relevant zijn om rekening te houden met blessures, medische beperkingen, gezondheidsklachten en fysieke of mentale belastbaarheid.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Voor de verwerking daarvan gelden aanvullende wettelijke eisen.
Voor het vastleggen en gebruiken van vrijwillig verstrekte gezondheidsgegevens baseren wij ons, waar toepasselijk, op uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a, en artikel 9, lid 2, onder a, van de AVG.
Deze toestemming wordt afzonderlijk gevraagd en staat los van het algemene akkoord met de opleidingsovereenkomst en het kennisnemen van de privacyverklaring.
Het verstrekken van gezondheidsgegevens is vrijwillig. Deelnemers kunnen ook zonder deze informatie aan de opleiding deelnemen. Wel kan dit betekenen dat trainingen en persoonlijke begeleiding minder specifiek op hun individuele situatie kunnen worden afgestemd.
Je kunt de gegeven toestemming op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen via info@arminius-stc.com.
Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Opslag en toegang
Gezondheidsinformatie wordt bewaard in afzonderlijke dossiers binnen onze Microsoft 365-omgeving.
Alleen de directie en het opleidingsmanagement hebben toegang tot deze dossiers.
Wij beperken de verwerking tot informatie die noodzakelijk is voor de persoonlijke begeleiding en het verantwoord afstemmen van trainingen.
Ook bepaalde trainingsmetingen en begeleidingsnotities kunnen, afhankelijk van de inhoud, als gezondheidsgegevens worden beschouwd. Hiervoor gelden dezelfde aanvullende privacyregels.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Voor de uitvoering van onze opleidingen en dienstverlening maken wij gebruik van externe leveranciers.
Dit betreft onder andere:
- Pluvo, voor digitaal onderwijs, opdrachten, toetsing en studievoortgang.
- TrueCoach, voor fysieke trainingsprogramma’s en trainingsregistratie.
- Socie, voor communicatie en communityactiviteiten.
- Microsoft, voor digitale samenwerking, administratie en dossierbeheer.
- Website- en ICT-dienstverleners, voor hosting, e-mail, beveiliging en technisch onderhoud.
- Administratieve dienstverleners, voor zover noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering.
Deze partijen ontvangen alleen gegevens voor zover dat nodig is voor de betreffende dienstverlening.
Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens ons verwerkt, gelden daarvoor de vereisten van de AVG, waaronder afspraken over gegevensverwerking en beveiliging.
Sommige externe partijen kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn. In dat geval gelden ook hun eigen privacyvoorwaarden.
Wij verkopen geen persoonsgegevens van deelnemers aan derden.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Wij maken gebruik van digitale dienstverleners waarvan sommige internationaal actief zijn.
Afhankelijk van de gebruikte dienst kan sprake zijn van opslag, verwerking of toegang tot persoonsgegevens vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Voor dergelijke doorgiften gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Afhankelijk van de situatie kunnen daarvoor bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen worden gebruikt.
Voor vragen over internationale gegevensverwerking en de toepasselijke waarborgen kun je contact met ons opnemen via info@arminius-stc.com.
8. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige reden een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
Contactgegevens
Gegevens uit contactformulieren, e-mails en correspondentie bewaren wij zolang deze nodig zijn voor het beantwoorden van vragen, het afhandelen van verzoeken en eventueel noodzakelijk vervolgcontact.
Opleidingsgegevens
Voor reguliere opleidingsgegevens binnen Pluvo, TrueCoach en Socie hanteren wij als uitgangspunt een maximale bewaartermijn van één jaar na afronding of voortijdige beëindiging van de opleiding.
Hieronder vallen onder andere gegevens over deelname, studievoortgang, opdrachten, trainingen en persoonlijke begeleiding.
Wanneer gegevens eerder niet meer nodig zijn, worden deze eerder verwijderd.
Voor bepaalde gegevens kan een langere bewaartermijn noodzakelijk zijn vanwege een wettelijke verplichting of een andere aantoonbare reden.
Gezondheidsgegevens
Gezondheidsgegevens bewaren wij uitsluitend zolang deze noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.
Wanneer de gegevens niet meer nodig zijn voor de begeleiding, worden zij verwijderd, tenzij een geldige wettelijke reden langere bewaring noodzakelijk maakt.
Financiële administratie
Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële basisadministratie bewaren wij overeenkomstig de toepasselijke fiscale bewaarplicht. Hiervoor geldt doorgaans een termijn van zeven jaar.
Klachten en geschillen
Wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling van een klacht of juridische procedure, kunnen wij deze langer bewaren zolang daarvoor een geldige reden bestaat.
9. Cookies en websiteanalyse
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Cookies zijn kleine bestanden die informatie kunnen opslaan over je bezoek aan een website.
Wij onderscheiden de volgende categorieën.
Functionele cookies
Deze zijn nodig om de website goed te laten functioneren en om bepaalde instellingen te onthouden.
Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.
Analytische cookies
Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om onze dienstverlening en website te verbeteren.
Wanneer voor het gebruik van deze cookies toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.
Marketingcookies
Voor advertentiemetingen en het analyseren van websitebezoeken maken wij gebruik van de Meta Pixel.
Deze techniek kan informatie over websitebezoeken verwerken en doorgeven aan Meta.
Marketingcookies en vergelijkbare trackingtechnieken waarvoor toestemming vereist is, worden uitsluitend gebruikt wanneer de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.
Cookiebot
Wij gebruiken Cookiebot voor het beheren van cookievoorkeuren.
Bij een bezoek aan de website kun je kiezen of je niet-noodzakelijke cookies accepteert of weigert.
Je kunt je toestemming later wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen van de website.
Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden en bewaartermijnen is beschikbaar via de cookie-informatie van Cookiebot.
10. Ingesloten inhoud van andere websites
Onze website kan inhoud van externe websites tonen, zoals video’s, afbeeldingen of andere ingesloten toepassingen.
Wanneer je dergelijke inhoud bekijkt of gebruikt, kan de externe aanbieder persoonsgegevens verwerken en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.
Voor zover hiervoor toestemming vereist is, moet deze vooraf worden verkregen.
11. Ouders en minderjarige deelnemers
Wanneer een deelnemer minderjarig is, kunnen wij ook persoonsgegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers verwerken.
Deze gegevens gebruiken wij voor zover noodzakelijk voor inschrijving, begeleiding en communicatie over de opleiding.
Bij de verwerking van gegevens van minderjarigen houden wij rekening met de toepasselijke privacyregels.
Wanneer toestemming de grondslag is voor de verwerking van gegevens van een deelnemer jonger dan 16 jaar, wordt de benodigde toestemming gevraagd aan de wettelijke vertegenwoordiger.
Informatie over studievoortgang of persoonlijke ontwikkeling delen wij alleen met ouders of verzorgers wanneer dit volgens de wet en de gemaakte afspraken is toegestaan.
Bij meerderjarige deelnemers delen wij dergelijke informatie uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
Daarbij besteden wij aandacht aan de beveiliging van digitale systemen, het beperken van toegangsrechten en het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
Onze website maakt gebruik van een beveiligde HTTPS-verbinding.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Voor afzonderlijke gezondheidsdossiers geldt dat alleen de directie en het opleidingsmanagement toegang hebben.
13. Welke privacyrechten heb je?
Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je kunt ons onder andere verzoeken om:
- Inzage in je persoonsgegevens.
- Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.
- Beperking van de verwerking.
- Overdracht van persoonsgegevens wanneer dit recht van toepassing is.
- Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
Je kunt een verzoek indienen via:
Wij reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. Wanneer meer tijd nodig is, informeren wij je daarover binnen de wettelijke termijn.
Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij een onbevoegde persoon terechtkomen, kunnen wij je identiteit controleren.
Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
14. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, digitale systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website.
Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via info@arminius-stc.com.